کمتر کسی تصور می کرد استفاده از تلگرام در تعاملات سازمانی این چنین فراگیر شود و آنچه زمانی ابزاری برای چت های دوستانه بود و نوجوانان را سرگرم می کرد برای پیگیری امور جدی اداری استفاده شود.

نرم‌افزارهای پیام‌رسان از جمله پرکاربردترین آنها در ایران یعنی تلگرام نقش مهمی در تعاملات سازمانی بازی می کنند و بدیهی است گسترش تلفن‌های هوشمند و دسترسی همگانی به اینترنت همراه، ارتباطی آسان بین افراد مختلف برقرار می کند. کاربری فراگیر تلگرام باعث شده ارکان مختلف سازمان و حتی افرادی از بیرون از سازمان هر ساعتی از شبانه روز و براحتی در دسترس باشند. ولی مزایای استفاده از تلگرام نباید مانع از توجه به جنبه های ناخوشایند آن بشود. ،

در اغلب مراودات رسمی و تجاری شرکت‌ها، تلگرام نقش پررنگی یافته‌ است. امکاناتی مانند کانال و گروه با تسهیل مناسبات کارکنان و هماهنگی آسان تر موجب تسریع و بهینه سازی پروژه ها می شود و فعالیت های گروهی رو در کمترین زمان به بهترین نتیجه می رساند. در این میان توجه به نکات زیر ریسک استفاده از این ابزار را کاهش می دهد :

معایب استفاده از تلگرام در تعاملات سازمانی

  • هنوز بسیاری از کاربران به تلگرام به عنوان ابزاری شخصی نگاه می کنند و تصویر پروفایل مناسب محیط کار انتخاب نکرده اند
  • اطلاعات مهمی که در آینده نیاز به بازیابی دارند بدون آرشیو شدن در میان چت های تلگرام گم می شوند
  • گروه های کاری متعدد موجب سردگمی و استرس کارکنان می شود و کارآیی آنها را کاهش می دهد

در کنار همه این‌ها توجه به این نکته اهمیت زیادی دارد که استفاده از تلگرام و نرم‌افزارهای پیام‌رسان مشابه بدون محدودیت زمان و مکان، میتواند به راحتی از مرز ساعات کاری عبور کرده و عملا زندگی خصوصی افراد را تحت تاثیر قرار دهد و براحتی موجب نارضایتی کارکنان شود. این امر استرس مضاعفی را برای آنها ایجاد می کند و مستقیما بر روی راندمان و بهره‌وری تاثیر می‌گذارد. لذا ایجاد شیوه‌نامه اجرایی در سازمان جهت محدودیت تماس‌های تلگرامی با افراد خارج از ساعت کاری ریسک بزرگ نارضایتی کارکنان را کاهش می‌دهد .

عدم سازگاری تلگرام با مفاهیم مدیریت پروژه

اما با همه اینها توجه به این نکته اساسی ضروری است که نرم‌افزارهای پیام رسان و تلگرام ماهیت خاص خود را دارند و برای تعاملات اداری و سازمانی طراحی نشده‌اند. در نتیجه همیشه این خطر وجود دارد که مشکلات زیادی در مدیریت پروژه‌ها و کارهای سازمان‌ها ایجاد کنند. بنابراین تلفیق نرم‌افزارهای سازمانی با ابزارهای گفتمانی بر بستر همراه، راه‌حل مطمئنی جهت جایگزینی نرم‌افزارهایی مانند تلگرام هستند. نمونه موفق این نرم‌افزارها را شرکت چارگون در نسل جدید نرم‌افزار کارها پیاده‌سازی کرده که معرفی ویدئویی آن از لینک زیر قابل مشاهده است:

برای اطلاعات بیشتر درباره محصولات چارگون به صفحه زیر در لینکدین ملحق شوید.

https://www.linkedin.com/company/chargoon

 

نوشته سمیه جلیلی ، کارشناس بازاریابی محتوایی

Pin It on Pinterest