دانستن آداب ارسال ایمیل مهم است چون این روزها استفاده از ایمیل مرتبا در حال افزایش است. من به ندرت نامه دریافت می­کنم. حتی مکالمه تلفنی نیز دیگر زیاد مرسوم نیست، اما همه ما روزانه تعداد قابل توجهی ایمیل دریافت می­کنیم. گرچه هنوز شاهد آن هستیم که افراد در بعضی موارد از این ابزار سوء استفاده می­کنند. در اینجا 17 مورد از آداب ارسال ایمیل برای ارتباط بهتر را به شما پیشنهاد میدهم:

  • درک تفاوت بین “ To” و “CC”

افرادی که شما در ارسال ایمیل خود در فیلد “To” قرار می­دهید، باید اشخاصی باشند که از آنان انتظار دریافت پاسخ دارید. و تنها افرادی که نیاز دارید تا در جریان محتوای ایمیل قرار گیرند را در فیلد “CC” قرار دهید، فیلد “BCC” نیز برای افرادی استفاده می­شود که برای دیگران قابل مشاهده نیستند.

  • پیام­ها را مختصر و مفید سازید

مهمترین نکات را در ابتدا بنویسید، سپس در صورت نیاز به جزئیات بپردازید. هیچ چیز بدتر از این نیست که برای عنوان یک نکته، یک توضیح طولانی داشته باشید.

  • از عنوان کردن چندین موضوع مختلف در یک ایمیل خودداری کنید.

اگر نیاز به عنوان کردن چندین موضوع مختلف دارید، چند ایمیل ارسال کنید. این مسئله باعث آسان شدن جستجو برای یافتن موضوع مربوطه در ایمیل­ها می­شود. همچنین این موضوع باعث هرچه دقیق­تر شدن توضیحات شما در مورد یک موضوع با ارسال ایمیل کوتاه تر می­شود.

  • پاسخ در زمان مناسب و به موقع

به نظر نمی­آید ایمیل نیاز به پاسخ لحظه­ای و آنی داشته باشد. پاسخ­گویی یک بار یا دو بار در روز کافی می­باشد. مگراینکه شما در قسمت فروش، خدمات مشتریان، خدمات فنی و یا قسمتهای دیگری هستید که نیاز به ارسال سریعتر ایمیل دارید.

  • مراقب لحن خود باشید

برخلاف دیدارهای حضوری و یا حتی تلفنی، کسانی که ایمیل شما را می­خوانند متوجه لحن، زیر و بمی صدا، انعطاف و اشارات شما نمی­شوند. در نتیجه شما نیازمند مراقبت از لحن ایمیل خود هستید. مخصوصاً سخنان طعنه­آمیز بسیار خطرناک است.

  • از ایمیل برای انتقاد از دیگران استفاده نکنید

ایمیل راه بسیار خوبی برای دستورات و تحسین دیگران است. اما ابزار مناسبی برای انتقاد نیست. ممکن است به سادگی کسی را برنجانید و آنها نکته شما را متوجه نشوند. مخصوصاً برای نکوهش شخص سومی از ایمیل استفاده نکنید، چون ایمیل­ها به سادگی برای دیگران قابل ارسال می­باشند و می­توانند باعث دردسر بزرگی شوند.

  • با عصبانیت پاسخ ندهید

در مواقع عصبانیت ایمیل­هایی نوشته ام که هیچ­گاه رودررو جرأت گفتنش را نداشته­ام. این دقیقا همان دلیلی است که نباید در مواقع عصبانیت به ایمیل­ها پاسخ داد. معمولا یکی دو روز پس از نفرستادن ایمیلی که زمان عصبانیت نوشته اید، به حکمت آن پی خواهید برد.

  • از “Reply to all” بیش از حد استفاده نکنید

پیش­فرض پاسخ شما باید تنها به فرستنده ایمیل باشد، مگر اینکه نیاز باشد که همه در جریان موضوع قرار بگیرند.

  • ایمیل­های نامعتبر ارسال نکنید

90درصد مواقع اطلاعات جعلی می­باشند، مثل افسانه­های محلی. اگر حتما مایل به ارسال آن هستید از واقعی بودن آن اطمینان حاصل کنید.

  • از کپی کردن نامه دیگران برای اجبار انجام کار استفاده نکنید

کپی کردن نامه رئیس شخص به عنوان ارجاع کار به یک نفر وقتی صحیح است که با آن شخص در تماس مستقیم نباشید. اما در کل این کار ایده­ی زیرکانه­ای برای اجبار دیگران در انجام کاری نیست. اگر افراد با ایمیل کاری را انجام نمی­دهند، بهتر است راه دیگری پیدا کنید.

  • از پرچم”high priority” بیش از حد استفاده نکنید

بیش­تر برنامه های ایمیل، به شما امکان استفاده از این امکان را می­دهند، اما شما باید تنها برای ایمیل­های واقعاً ضروری از آن استفاده کنید. اگر بیش از حد از آن استفاده کنید به راحتی در مواقع نیاز نادیده گرفته خواهید شد.

  • ایمیل­های هجو­آمیز، توهین کننده، نامعتبر و نژادپرستانه را ارسال نکنید

با انجام این کار خودتان و شرکتتان را در معرض خطر قرار می­دهید. به یاد داشته باشید که به راحتی می­توانند از شما برای انتقال چیزی استفاده کنند که حتی خود شما نویسنده آن نیستید. ایمیل­های شرکتی خصوصی نیستند. شما هیچ حریم خصوصی در آنها ندارید.

  • به خاطر داشته باشید که ایمیل­های شرکت خصوصی نیستند

شما هیچ حمایت قانونی ندارید. هر کس با دسترسی بالاتر می­تواند بر گفتگوهای شما در شرکت نظارت داشته باشد. اگر نیاز به یک ارتباط خصوصی دارید یک اکانت معمولی در Gmail باز کنید و از آن برای کارهای خصوصی و شخصی استفاده کنید.

  • از امضا خود به همراه اطلاعات تماس خود استفاده کنید

این کار نشانه ادب و نزاکت شما می­باشد، در ضمن نیازی نیست افراد برای گرفتن شماره تماس و آدرس شما ایمیل دوم و سومی به شما ارسال کنند.

  • از جملات شرطی در ایمیل خود استفاده کنید

ایجاد گزینه های انتخاب برای خواننده ایمیل از ارسال و دریافت چندین باره­ی ایمیل­ها جلوگیری می­کند. برای مثال بنویسید: اگر واگذاری کامل شده است لطفا با ایمیل آن را تایید کنید، اگر نشده است پس لطفا زمان پایان را برآورد نمایید.

  • قبل از ارسال ایمیل آن را بازخوانی کنید

سعی کنید برای هر پیام این کار را انجام دهید. اگر انگشتان دست همیشه به درستی از مغز پیروی نمی­کنند! به همین دلیل بازخوانی دوباره ایمیل­ها و اطمینان حاصل کردن از اینکه یک ارتباط واضح، روشن و بدون غلط خواهید داشت ضروری می­باشد.

حروف درشت انگلیسی نشانه فریاد زدن است

وقتی نامه ای به زبان انگلیسی تنظیم می کنید، به خاطر داشته باشید که نوشتن همه بخش های متن با حروف درشت به مثابه فریاد زدن بر سر مخاطب است. در زبان فارسی معمولا سایز بزرگ کلمات در جملات انتقادی ، چنین معنایی دارد.

چگونه ایمیل بفرستیم ترجمه از سمیه جلیلی

چگونه ایمیل بفرستیم ترجمه از سمیه جلیلی

Pin It on Pinterest